Arbeitszeit zu berechnen wirkt einfach, solange ein Arbeitstag nur aus einer Anfangs- und einer Endzeit besteht. In der Praxis müssen jedoch häufig Pausen abgezogen, zwei Arbeitsblöcke addiert, Schichten über Mitternacht berücksichtigt oder Werte wie 7 Std. 36 Min. in Dezimalstunden umgerechnet werden.
Am zuverlässigsten ist es, drei Dinge voneinander zu trennen: die Zeitspanne vom ersten Arbeitsbeginn bis zum letzten Arbeitsende, die nicht gearbeiteten Unterbrechungen und die daraus resultierende angerechnete Arbeitszeit.
Einen einfachen Arbeitstag berechnen
Bei einem Arbeitstag von 09:00 bis 17:00 Uhr mit einer unbezahlten Pause von 45 Minuten beträgt die gesamte Zeitspanne acht Stunden. Die angerechnete Arbeitszeit beträgt 8 Std. − 45 Min. = 7 Std. 15 Min.
Der Arbeitszeitrechner übernimmt diese Berechnung, ohne dass Minuten im Kopf umgerechnet werden müssen. Besonders hilfreich ist er, wenn sich die Arbeitszeiten von Tag zu Tag unterscheiden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, Uhrzeiten wie gewöhnliche Dezimalzahlen zu behandeln. 17:30 minus 09:45 darf nicht wie 17,30 − 9,45 gerechnet werden, denn Minuten basieren auf 60 und nicht auf 100.
Geteilter Arbeitstag: Arbeitsblöcke addieren
Nehmen wir zwei Arbeitsblöcke: 08:30–12:00 Uhr und 13:15–17:45 Uhr. Der Vormittag umfasst 3 Std. 30 Min., der Nachmittag 4 Std. 30 Min. Insgesamt ergeben sich 8 Stunden.
Es ist meist zuverlässiger, die tatsächlich gearbeiteten Zeiträume zu addieren, als von der gesamten Anwesenheitsspanne auszugehen und sämtliche Unterbrechungen nachträglich abzuziehen. Der Bethemesh-Rechner erlaubt deshalb zwei Arbeitsblöcke pro Tag.
Ist die Mittagspause bereits durch die Lücke zwischen beiden Blöcken abgebildet, sollte sie nicht noch einmal als zusätzliche Pause abgezogen werden.
Was passiert bei einer Schicht über Mitternacht?
Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr dauert acht Stunden und nicht minus 16 Stunden. Der Datumswechsel muss bei der Berechnung berücksichtigt werden.
Das ist insbesondere bei Nachtarbeit wichtig. Die gesamte Schichtdauer und die Zahl der Stunden innerhalb eines festgelegten Nachtzeitraums sind zwei unterschiedliche Werte. Der Artikel Nachtarbeit: Zeiten, Nachtstunden, Zuschläge und Ausgleich erläutert diesen Unterschied.
Stunden und Minuten oder Dezimalstunden?
7 Std. 30 Min. entsprechen 7,5 Dezimalstunden. 7 Std. 45 Min. entsprechen dagegen 7,75 und nicht 7,45.
Die Formel lautet: Dezimalstunden = Stunden + Minuten ÷ 60. Damit ergeben 7 Std. 36 Min. den Wert 7 + 36/60 = 7,6 Stunden.
Der Dezimalstunden-Umrechner hilft, Fehler beim Wechsel zwischen Zeiterfassung, Entgeltberechnung und Tabellenkalkulation zu vermeiden.
Vom Arbeitstag zur Arbeitswoche
Sind die einzelnen Tage berechnet, werden die Zeiten für den relevanten Zeitraum addiert. Beispielsweise können 7 Std. 30 Min., 8 Std., 6 Std. 45 Min., 7 Std. 45 Min. und 7 Std. zusammen 37 Stunden ergeben.
Diese Summe allein bestimmt noch nicht, wie die Stunden arbeitsrechtlich einzuordnen sind. Die Regeln hängen vom Land und vom anwendbaren Beschäftigungsrahmen ab.
Für die französischen Regelungen, auf die sich die entsprechenden Bethemesh-Rechner beziehen, lies weiter unter Überstunden: Berechnung und Zuschläge verstehen.
Teilzeit erfordert eine eigene Betrachtung
Bei Teilzeitbeschäftigten können Stunden oberhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nach französischem Recht als heures complémentaires gelten. Sie sind nicht einfach mit den Überstunden einer Vollzeitkraft gleichzusetzen.
Der Artikel Teilzeit: zusätzliche Arbeitsstunden und Vergütung berechnen erläutert diese Unterscheidung.
Eine nachvollziehbare Zeiterfassung aufbauen
Für mehrere Wochen oder einen ganzen Monat sollten Datum, Beginn und Ende jedes Arbeitsblocks, nicht angerechnete Pausen und die tägliche Gesamtarbeitszeit festgehalten werden. Bei Bedarf können Stundenlohn sowie Projekt- oder Tätigkeitsreferenz ergänzt werden.
Der Excel-Stundenzettel-Generator erstellt dafür eine monatliche Arbeitsmappe. Der Leitfaden Stundenzettel: Arbeitszeit in Excel erfassen und berechnen zeigt, wie Ausgangsdaten und Berechnungen getrennt bleiben.
Arbeitszeit ist nicht gleich Vergütung
Die Gesamtzahl der Stunden ist nur der Ausgangspunkt. Die Vergütung kann zusätzlich von Überstunden, zusätzlichen Teilzeitstunden, Nachtarbeit, Sonntags- oder Feiertagsarbeit und den jeweils anwendbaren Regelungen abhängen.
Ermittle deshalb zuerst die Arbeitszeit und ordne die Stunden anschließend ein.
Das Wichtigste
Eine zuverlässige Berechnung beginnt mit sauberen Zeitangaben: Arbeitsblöcken, Pausen und Schichten über Mitternacht. Dezimalstunden sind lediglich eine andere Darstellung derselben Dauer.
Anschließend kannst du je nach Situation mit Überstunden, Teilzeit, Nachtarbeit, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Freizeitausgleich oder Excel-Zeiterfassung fortfahren.