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Dividir un archivo Excel por columna

Elige una columna de agrupación y genera un libro que contenga una hoja independiente para cada valor detectado.

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Dividir el libro

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¿Cómo funciona esta herramienta?

Un listado de pedidos, incidencias o inscripciones puede necesitar una distribución por equipos. Esta herramienta crea un único libro XLSX con una hoja para cada valor de la columna elegida. Conserva todas las filas y columnas de cada grupo, incluido el campo de agrupación. La separación no calcula totales ni elimina duplicados: reparte registros para facilitar su consulta y revisión por categoría.

Importa un archivo XLSX, XLS, CSV, TSV o JSON tabular. En un libro solo se lee la primera hoja; las demás no se combinan ni se copian al resultado. Los nombres de columna proceden de las cabeceras de la tabla importada. El JSON debe contener un objeto o una lista de objetos con celdas escalares; aplana primero las estructuras anidadas. La lectura recupera datos, pero no reproduce el diseño, los gráficos, las macros ni las fórmulas del libro original. Comprueba en la vista previa que has importado la tabla correcta.

El motor recorre las filas en su orden original y asigna cada una a la representación textual del valor seleccionado. Las mayúsculas y los espacios son significativos: Norte, norte y Norte seguido de un espacio forman tres grupos. Los valores ausentes, null o vacíos pertenecen al grupo sin valor. Los grupos siguen su primera aparición y sus filas mantienen la secuencia de origen. No se aplica orden alfabético, suma de importes ni cruce por identificador. Los tipos JSON diferentes pueden coincidir si tienen la misma representación textual.

Después se adaptan los nombres de hoja a Excel: se quitan espacios exteriores y apóstrofos en los extremos, se sustituyen caracteres prohibidos y se limita la longitud a 31 caracteres. Un nombre vacío recibe una etiqueta alternativa. Si distintas categorías producen el mismo nombre, se añade un sufijo como (2); al comprobar nombres repetidos se ignoran las mayúsculas. También se evita History, que está reservado. Esta adaptación no fusiona grupos ni cambia sus valores originales: las etiquetas de pestaña pueden parecerse aunque las categorías sigan siendo distintas.

Cómo utilizar esta herramienta

  1. Importa la hoja adecuada

    Sitúa primero la tabla que quieras tratar si el libro tiene varias hojas. Importa el archivo y comprueba la vista previa.

  2. Elige el campo de reparto

    Selecciona una columna existente, prepara el libro y revisa los nombres y el número de registros de cada grupo.

  3. Descarga y revisa las pestañas

    Exporta el XLSX. La lista de pantalla muestra un máximo de veinte grupos; el archivo contiene todas las hojas preparadas.

Casos de uso

Repartir incidencias entre equipos

Prepara una hoja por equipo con sus referencias, fechas y comentarios para revisar intervenciones concretas.

Revisar ventas por sucursal

Crea pestañas por sucursal para examinar registros individuales. Para obtener totales, utiliza una agrupación o una tabla dinámica.

Detectar categorías incompletas

Examina el grupo sin valor y las variantes de escritura antes de corregir las categorías en el archivo original.

Ejemplos

Dos equipos y tres incidencias

Las dos columnas siguen presentes en cada hoja. Norte contiene dos filas, primero T1 y después T3.

Entrada

equipo;incidencia
Norte;T1
Sur;T2
Norte;T3
Columna: equipo

Resultado

Norte: T1, T3
Sur: T2

Valores diferentes con nombres de hoja coincidentes

Sustituir los caracteres prohibidos genera una coincidencia resuelta con un sufijo. A/B y A?B siguen separados y conservan su escritura en las celdas.

Entrada

zona;id
A/B;1
A?B;2
Columna: zona

Resultado

A-B: id 1
A-B (2): id 2

Consejos y buenas prácticas

  • Limpia espacios y unifica mayúsculas antes de separar si varias escrituras deben corresponder al mismo equipo.
  • Una columna de identificadores únicos produce una hoja por registro. Elige una categoría con un número manejable de valores.
  • Enviar el libro completo comparte todos los grupos. Extrae la hoja adecuada y revisa los datos personales antes de distribuir solo los registros de un equipo.

Fuentes y referencias

Preguntas frecuentes

¿Se descargan varios archivos Excel?

No. Se descarga un único libro XLSX con varias hojas. Para obtener archivos CSV separados, utiliza el divisor CSV.

¿Qué ocurre con las otras hojas del original?

Solo la primera hoja aporta registros. Las demás no se copian al resultado. Cambia su orden antes de importar si quieres utilizar otra.

¿Por qué categorías casi iguales crean pestañas distintas?

Se compara el texto exacto, incluidos espacios y mayúsculas. La adaptación posterior de los nombres no combina los grupos.

¿Se mantienen fórmulas y colores?

El resultado se reconstruye a partir de los valores tabulares leídos. No es una copia fiel del formato, las macros ni las fórmulas originales.

¿Se sube el archivo durante el reparto?

La lectura, la agrupación y la exportación se realizan en tu navegador. Las tablas grandes o los grupos muy numerosos pueden agotar la memoria disponible.

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